Funderar ni på hur ni ska kunna hålla årsmöte på distans, eftersom det kan vara svårt att hålla årsmötena fysiskt med tanke på Corona?

Distansårsmöten är ett bra alternativ till ett fysiskt årsmöte men kan kräva att ni förbereder er lite extra. Därför tänkte vi dela med oss av våra bästa tips kring att hålla digitala årsmöten på ett bra sätt!

Att planera ett digitalt årsmöte

Det är bra att fundera kring vilka behov ni har och vilket program som passar era behov bäst. Vill ni kunna se varandra? Hur många är ni? Ska ni kunna dela skärm med alla deltagare?

När ni har bestämt program och upplägg på mötet så se till att vara tydlig i kallelsen till era medlemmar vad som gäller.

Här är fem saker som är bra att tipsa medlemmarna om:

  • Använda headset för bra ljud och mick
  • Testa sin webkamera redan innan mötet
  • Ladda hem programmet om en redan inte har det
  • Sitta i en miljö där det är tyst i bakgrunden samt bra internet
  • Logga in på mötet 5-10 minuter innan

Förutom det är det viktigt att även digitala möten genomförs på ett sånt sätt att alla kan vara med i diskussionerna och besluten. Det kan vara svårare när alla inte är på samma ställe, men här finns det ett gäng saker att tänka på kring hur ni kan lägga upp själva mötet och beslutsprocessen:

  • Gå igenom hur ni lägger upp era punkter på dagordningen. Exempelvis att först presentera rapporten eller motionen, sen öppna upp för frågor och eventuella andra yrkanden. Efter det kan man köra en debatt om det behövs och till sist gå till beslut.
  • Talarlista är enklast att köra så att den som vill prata skriver upp sitt namn i chatten och sen får den som är mötesordförande fördela ordet.
  • Röstning är enklast att ske via acklamation, dvs att folk säger JA. Fundera kring hur ni löser det ifall någon begär votering? Ska ni ha justerare som räknar uppsträckta händer eller har ni ett program likt VoteIt där folk kan rösta?
  • Pauser. Det kan vara svårt att orka vara fokuserad under lång tid på digitala möten så se till att planera in kortare pauser en gång i timmen.

Generella tips för ett bra möte

  • Påminn om att stänga av mikrofonen när en inte talar. Bakgrundsljud är störande och gör att personer med dålig hörsel kan missa delar av mötet.
  • Påminn om att att stänga av videon om det går trögt eller ljudet hackar i mötet.
  • Välj ett program som många känner till, men skriv också i kallelsen hur medlemmarna gör för att ansluta till programmet.
  • Ha löpande koll på chatten och om det är ett större möte, fundera på om ni ska ha en person som enbart hanterar systemen och talarlistan.
  • Om ni inte hittar ett perfekt system, kombinera dem men gör det tydligt vart saker sker, dvs vart en röstar och vart en förväntas vara aktiv.

Lycka till med att hålla digitala årsmöten!